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„Man kann nicht in allem ein Experte sein.“ Das ist kein leichtes Eingeständnis, aber Erik Terkelsen vom Produktionsautomatisierungsintegrator Kompetence hat damit kein Problem: „Kompetence konzentriert sich unter anderem auf die grafische Produktion, Automatisierung und Prozesse. Viele der Lösungen, die wir bei unseren Kunden implementieren, erfordern eine sehr komplexe Konfiguration, und dabei müssen wir teilweise Experten hinzuziehen.“

Dies war auch beim dänischen Verlag Børsen der Fall, der täglich Zeitungen mit einer Auflage von über 57.000 Exemplaren herausgibt. Hier hat Kompetence in den letzten fünf Jahren wiederholt mit den Fachleuten von Four Pees zusammengearbeitet.

„Wir sind stolz darauf, Fachexperten für viele verschiedene Technologien zu sein“, sagt David van Driessche, CTO bei Four Pees. „Obwohl wir in einigen Bereichen direkt bei den Kunden Integrationsaufgaben erledigen, bevorzugen wir die Zusammenarbeit mit lokalen Partnern. Für Børsen haben wir schon mehrfach mit Erik zusammengearbeitet. Stets bei sehr unterschiedlichen Technologien und stets bei sehr technischen Themen. Seine Fragen sind nie langweilig.“

Von komplexen XML-Dateien zu automatisierten PDF-Rechnungen

So war es keine Überraschung, als Kompetence im Sommer 2020 mit einem weiteren Anliegen in Bezug auf Børsen an Four Pees herantrat. Diesmal erschien die Frage zunächst einfach: Wie können wir aus dem Output des Buchhaltungssystems ordnungsgemäße PDF-Rechnungen erzeugen?

Bei genauerer Betrachtung wurden jedoch schnell einige Schwierigkeiten deutlich. Das Buchhaltungssystem von Børsen generiert komplexe XML-Dateien für die Rechnungsstellung. Außerdem kann eine einzige XML-Datei die Daten Dutzender Rechnungen enthalten.

Zudem ist das verwendete Rechnungsformat recht kompliziert und enthält unter anderem zusammenfassende Informationen, Abschnitte für unterschiedliche Publikationen sowie verschiedene Ebenen von Kopfzeilen. Und schließlich ist es keineswegs einfach, eine qualitativ hochwertige PDF-Datei zu erstellen, die für die Archivierung bzw. den Ausdruck geeignet ist.


Kombination aus pdfChip und Enfocus Switch für volle Automatisierung

Kompetence und Four Pees schlugen dem Kunden callas pdfChip vor, ein Kommandozeilen-Tool zur schnellen und sehr flexiblen Erzeugung hochwertiger PDF-Inhalte. Dazu verwendet das Tool HTML-basierte Vorlagen, die eine breite Palette von Layout- und Anpassungsmöglichkeiten enthalten. Die Unterstützung von JavaScript in diesen Vorlagen ermöglicht es, Berechnungen an den Rechnungsdaten vorzunehmen, so dass diese auf der Rechnung im genau richtigen Format dargestellt werden können.

„Die finale Lösung integriert callas pdfChip in die Enfocus-Switch-Umgebung, die Børsen bereits im Einsatz hatte. So ist es möglich, das komplexe XML aus dem Buchhaltungssystem mit Hilfe eines Switch-Skripts zu verarbeiten, es in kleinere Teile aufzuspalten und die Daten für die einzelnen Rechnungen an pdfChip zu senden, das sie dann als ordnungsgemäße PDF-Rechnung formatiert“, fasst Erik Terkelsen zusammen.

Brian Skibby, CIO bei Børsen, ergänzt: „So erfüllen wir nicht nur die aktuellen Anforderungen unserer Kunden, sondern haben auch bereits eine zukunftssichere Lösung im Einsatz, die es uns ermöglicht, bei Bedarf weitergehende Anpassungen vorzunehmen.“

Prepress-Lösungen für die Dokumentenerstellung

„Man könnte meinen, dass dieser Fall etwas ganz anderes ist als die typischen Aufgabenstellungen aus dem Prepress-Bereich, mit denen wir uns normalerweise beschäftigen“, sagt David van Driessche. „Doch es ist ein Trend, den wir schon seit einigen Jahren beobachten. Zum Beispiel werden viele der callas-Tools in erster Linie für Aufgaben in der Druckvorstufe verwendet. Aber wir setzen sie zunehmend für die Erstellung administrativer Dokumente ein, die auch zur Produktionsumgebung gehören, z. B. Korrektur-Vorlagen, Versand- oder Lieferberichte, virtuelle Auftragsblätter, Rechnungen ... Der Vorteil flexibler Tools ist, dass sie an mehreren Stellen im Workflow einen Mehrwert schaffen können.“

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