Burocad

Burocad - Printsalon

Seit 1997 hat sich das in Belgien ansässige Unternehmen Burocad am belgischen Markt zu einer der bedeutenderen Online-Druckereien entwickelt. Burocad bietet Drucklösungen für eine breite Palette von Produkten, von Verpackungen bis hin zum Großformatdruck.

Im Verlauf der Jahre wuchs das Unternehmen stetig weiter und schloss sich mit seinem eigenen Web-to-Print-Portal „Print Smart“ auch dem digitalen Kurs der Branche an. Print Smart erleichtert Burocads Kunden die Auftragserteilung und die Angabe genau der Optionen, die sie wünschen. Hierbei gab es jedoch einen Nachteil: Viele der nachgelagerten Vorgänge mussten immer noch manuell bearbeitet und überprüft werden. Für ein weiteres Wachstum und mehr Effizienz suchte Burocad nach einer Lösung zur Automatisierung der gesamten Auftragsabwicklung über die Print Smart-Plattform.

Vollständige Automatisierung in Auftragseingang und Qualitätskontrolle

Für diese Automatisierung führte Four Pees eine gründliche Analyse des aktuellen Burocad-Systems sowie der Anforderungen und Wünsche des Unternehmens an das automatisierte System durch. Dies geschah in Zusammenarbeit mit Beratern des VIGC, das flämische Wissenszentrum für Grafik, um deren Erfahrung in diesen Prozessen zu nutzen.

„Auf der Grundlage dieser Analyse kamen wir zu einer Lösung, die callas pdfToolbox Server und Enfocus Switch für das Auftragseingangssystem kombiniert“, erklärt Philip Cremers, Sales Benelux bei Four Pees. „Auf der Grundlage einer Abfolge von Qualitätsprüfungen und automatisierten Regeln kann der gesamte Ablauf des Auftragseingangs nun von A bis Z automatisiert abgewickelt werden.“

Preflight auf der Grundlage unterschiedlicher Profile

Mithilfe von pdfToolbox und den Metadaten von Print Smart werden alle Preflight- und Qualitätskontrollverfahren für Aufträge, die von der Print Smart-Plattform kommen, vollständig automatisiert, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist.

„Alle PDF-Dateien durchlaufen jetzt denselben Preflight-Prozess, aber es werden nicht alle auf die gleiche Art verarbeitet“, erläutert David van Driessche, CTO bei Four Pees. „Unsere grundlegenden Qualitätsprofile basieren auf den Standards der Ghent Workgroup, doch je nach den Metadaten des Auftrags werden die Prüfungen und Korrekturen dynamisch dem Auftrag angepasst. Das Variablenkonzept bei pdfToolbox macht es sehr einfach, so etwas zu implementieren.“

Beim aktuellen Workflow wird eine Datei als „fehlerhaft“ eingestuft, sobald sie einen einzigen Preflight-Fehler aufweist. Wenn eine Datei fehlerhaft ist, wird sie nicht an die nächste Stufe, sondern an einen Switch-Prüfpunkt gesendet. Der Prüfpunkt zeigt Metadaten für den Auftrag und einen Preflight-Bericht an und ermöglicht es jemandem bei Burocad, die PDF-Datei anzunehmen, sie zu ändern und sie erneut in den Prüfpunkt hochzuladen, damit sie die weiteren Ablaufschritte durchlaufen kann. Das bedeutet, dass die PDF-Datei sofort korrigiert wird oder eine aktualisierte Datei vom Kunden angefordert werden kann.

Wenn die Datei korrigiert wurde, stellt Switch sicher, dass der Dateiname weiterhin korrekt ist und sendet den Auftrag zurück an den Punkt vor dem Preflight. Hierdurch wird der Auftrag erneut dem Preflighting unterzogen, wodurch die Qualität aller Dokumente im gesamten Workflow gewährleistet wird.

Schritte in die Zukunft

Die Optimierung des Print Smart-Auftragseingangs ist nur die erste Stufe der Automatisierungsmaßnahmen, die Burocad sich vorgenommen hat.

„Dies ist nur das erste Element eines größeren Projekts, das wir hier bei Burocad umsetzen wollen“, berichtet Maarten Esveldt, COO bei Burocad. „Nach dem Abschluss dieser ersten Phase wollen wir in einer zweiten Phase tiefer in die Automatisierung einsteigen und unsere Arbeitsabläufe um spezifische Dashboarding-Lösungen ergänzen. Mit diesen Dashboards haben wir einen klaren Überblick über den Status aller Aufträge und sehen auch, wo langfristig Verbesserungen möglich sind.“

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