Die Debeka-Gruppe gehört mit ihrem vielfältigen Versicherungs- und Finanzdienstleistungsangebot zu den Top Five der Versicherungs- und Bausparbranche.

Jetzt führt sie eine zentrale Lösung zur Konvertierung von Dokumenten ein. Dazu gehören auch E-Mails inklusive ihrer Anhänge, die für die Langzeitarchivierung aufbereitet werden. Als Dateiformat verwendet die Debeka PDF/A und konvertiert heute täglich im Durchschnitt rund 2.400 archivierungswürdige E-Mails mit den dazugehörigen Anhängen in den ISO-Standard. Langfristig plant die Debeka, die Lösung schrittweise auf weitere Archivzuführungsprozesse auszuweiten. Insgesamt geht das Unternehmen davon aus, dass in der Endausbaustufe 300.000 bis 400.000 Dokumente täglich in das Langzeitarchivierungsformat konvertiert werden müssen.

Die Debeka führte bereits 2007 den jadice server der Firma levigo ein, der eingehende Konvertieranfragen verwaltet. Dabei handelt es sich um eine in JAVA entwickelte Plattform mit zentraler Dokumentenverarbeitungskomponente. In diese Plattform hat die Debeka unterschiedliche Lösungen integriert, die Dokumente je nach Anforderung in das PDF-, PDF/A- oder TIFF-Format überführen.

Zunächst verwendete die Debeka dafür OpenOffice bzw. LibreOffice im Servermodus. „Dabei mussten wir feststellen, dass die konvertierten Dokumente nicht zu 100 % dem PDF/A-Standard entsprachen“ erläutert Manfred Hardt, Referent für den Bereich Dokumentenmanagement in der Debeka-Hauptverwaltung. „Hinzu kam, dass immer wieder Instabilitäten auftraten. Daher haben wir nach einer zuverlässigen Lösung gesucht, die uns standardkonforme PDF/A-Dokumente liefert.“ Bei der anschließenden Recherche stieß die Debeka auf den pdfaPilot von callas software. Dieser basiert auf derselben Technologie, die Adobe in Acrobat verwendet und bietet Anwendern zahlreiche Möglichkeiten zur PDF-Verarbeitung. Nach der Entscheidung, den pdfaPilot einzuführen, integrierte levigo das dazugehörige Software Development Kit in den jadice server bei der Debeka.

Welche Dokumente nach PDF oder PDF/A konvertiert werden sollen, entscheidet der Anwender im jeweiligen Fachbereich. Dazu stehen in seiner Groupware die Möglichkeiten „E-Mail in das Archiv überführen“ bzw. „zur Ansicht als PDF aufbereiten“ als Funktionen zur Verfügung. Geht es beispielsweise darum, Dokumente zunächst mit anderen Beteiligten abzustimmen, ist eine herkömmliche PDF-Datei ausreichend. Erst, wenn die Dokumente tatsächlich der Archivierung zugeführt werden, erfolgt die Konvertierung nach PDF/A. Dazu wird der jadice server aufgefordert, ein PDF/A-Dokument zu erzeugen.

Die eigentliche Konvertierung erfolgt dann über den pdfaPilot im Hintergrund. „Wir sind derzeit dabei, unsere gesamte IT auf eine serviceorientierte Architektur (SOA) umzustellen“, sagt Manfred Hardt. Als eine Art Wächter vor der Archivierung überprüft der pdfaPilot, ob die Dokumente dem PDF/A-Standard entsprechen und nimmt ggf. entsprechende Anpassungen bzw. die Konvertierung vor. Michael Karbe, Geschäftsführer von Actino Software, dem Implementierungspartner bei Debeka sagt: „Die Debeka verwendet derzeit das PDF/A-1b-Format und ist damit sicher, dass die Dokumente auch durch alle Systemen lesbar sind. Allerdings steht die Überlegung an, künftig PDF/A-2 zu verwenden, um mit den in diesem Normteil integrierten Kompressionsverfahren die Dateigrößen im Archiv zu minimieren.“

Darüber hinaus kommt der neue Service auch zum Einsatz, um stichprobenartig zu prüfen, ob andere PDF/A-Konvertierungslösungen, die im Hause Debeka punktuell zum Einsatz kommen, zuverlässig arbeiten. So werden unter anderem im Rahmen des Output-Managements entstehende Dokumente sehr solide innerhalb der dort eingesetzten Lösung in PDF/A konvertiert. „Ein ‚Dazwischenschalten‘ unserer eigenen Konvertierungslösung wäre hier zwar denkbar, würde aber die an sich funktionstüchtige Architektur des eingesetzten Systems unnötig auseinanderreißen und letztlich keinen Mehrwert schaffen“, erläutert Hardt. Indem die hier entstehenden Dokumente aber über die levigo/callas-Konvertierungslösung geprüft werden, erhält die Debeka noch einmal zusätzliche Sicherheit, dass auch in diesem Fall Konvertierungen sauber und vor allem standardkonform verlaufen.

Aufgrund der bisherigen Ergebnisse, die wesentlich besser sind als mit den früheren Softwareprodukten, plant die Debeka den pdfaPilot auch für weitere Anforderungen einzusetzen. „Gemeinsam mit Actino Software überlegen wir, mögliche in den Dokumenten enthaltene, innerbetriebliche Metadaten automatisiert zu entfernen“, sagt Manfred Hardt abschließend. „Sensible Daten, wie beispielsweise Personalnummern, Rufnummern oder sonstige Angaben, dürfen natürlich keinesfalls an Dritte weitergegeben werden.“