Nach sieben Jahren Erfahrung mit einem automatisierten Workflow wäre Outreach Inc. ohne das System pdfToolbox für ihren automatisierten Preflight-Prozess nicht mehr arbeitsfähig.
Outreach Inc. wurde 1996 gegründet und hat seinen Hauptsitz in Colorado Springs (USA). Das Unternehmen ist im Laufe der Jahre stark gewachsen und ist inzwischen, neben dem Druck- und Verlagswesen, auch mit anderen Geschäftsaktivitäten wie Webmedien, Beratung, Lead-Generierung usw. im Einsatz. Outreach Inc. ist in den gesamten Vereinigten Staaten sowie in Kanada tätig.
Zu den Kunden der Outreach Inc. zählen hauptsächlich Kirchen und gemeinnützige Organisationen, die mit der kirchlichen Gemeinschaft verbunden sind. Ziel des Unternehmens ist es, diesen Organisationen die qualitativ hochwertigsten Produkte zu den günstigsten Preisen zur Verfügung zu stellen.
Da Outreach Inc. hauptsächlich für Kirchen tätig ist, verläuft die Produktion nach saisonalen Mustern. Zu Zeiten wie Weihnachten und Ostern hat das Unternehmen enorme Auftragsspitzen abzuwickeln. „In diesen Spitzenzeiten stießen wir immer wieder auf zwei Probleme“, berichtet Steve Swart, Produktionsleiter bei Outreach Inc. „Erstens entgingen uns viele manuelle Preflight-Fehler, die während des Druckvorgangs ohne Vorwarnung auftauchten. Zweitens mussten wir aufgrund des großen Auftragsvolumens jemanden einsetzen, der mehr als zehn Stunden am Tag nur mit Preflight-Aufträgen beschäftigt war.“
2014 war der Punkt erreicht, an dem die Situation nicht mehr tragbar war. Es wurde Zeit für eine Veränderung des Vorproduktionsprozesses bei Outreach Inc. „Aus früheren Arbeitserfahrungen wusste ich, welchen Nutzen und welche Präzision eine automatisierte Preflight-Anwendung bringen kann“, erläutert Steve Swart. „Mit einer soliden Software kann man Problemsituationen ausschließen, die durch menschliche Fehler oder Ermüdung verursacht werden und den Workflow stören können. Die Anwendung macht immer genau das, was von ihr verlangt wird. So ist es mir gelungen, unseren COO davon zu überzeugen, dass wir eine Softwarelösung finden mussten, die unsere größten Probleme beseitigt. Über einen Wiederverkäufer kamen wir schließlich in Kontakt mit Four Pees.“
Nachdem sie die Probleme und Bedürfnisse von Outreach Inc. besprochen hatten, schlugen David van Driessche, CTO bei Four Pees, und der Wiederverkäufer gemeinsam den pdfToolbox Server als am besten geeignete Lösung vor. „Anfänglich hat David van Driessche einige Profile für uns erstellt, danach haben wir es - hierauf aufbauend - einfach erweitert. Im Moment haben wir aufgrund der verschiedenen Produktausgestaltungen, die wir anbieten, rund 140 Jobs in callas laufen“, fährt Steve Swart fort. „Diese Anzahl ist eine Kombination aus der Arbeit unserer internen Designabteilung, Arbeit aus unserem Web-to-Print, die über die Kommandozeilenversion von pdfToolbox eingespeist wird, und Arbeit, die Kunden über einen externen Designer anliefern. Ein Grund dafür, dass wir so viele Setups haben, ist, dass Produkte aus unserer Web-to-Print-Abteilung andere Anforderungen haben als Produkte aus unserer regulären Designabteilung.“
„Erwähnenswert ist auch, dass der gesamte Installationsprozess per Fernzugriff erfolgte“, ergänzt David van Driessche, CTO von Four Pees. „Nach einem Jahr Erfahrungen mit Covid-19 erscheint einem dies als die plausibelste Lösung, aber 2014 war das alles andere als offensichtlich. Trotzdem verlief alles reibungslos und ohne Probleme. Bei diesem Projekt war gut funktionierende Kommunikation das A und O.“ Hierzu Steve Swart: „Obwohl die Installation mittels Telefonkontakt stattfand und David nie zu einem Besuch ins Unternehmen kam, verlief die Kommunikation von Anfang an überaus angenehm. Wir hatten sofort das Gefühl, dass wir uns auf Davids Sachkompetenz voll und ganz verlassen konnten und alles gut verlaufen würde.“
Die Installation von pdfToolbox Server hat Outreach Inc. bereits viele Vorteile gebracht. „Bevor wir die Software kauften, ließ ich den Preflight-Prozess von einigen Grafikdesignern durchführen, die ich zuvor geschult hatte. Nach dem Abschluss der Integration von pdfToolbox Server konnten sie sich wieder ihren gewohnten Aufgaben zuwenden und brauchten keine sich stetig wiederholenden, zeitraubenden Preflight-Aufgaben mehr zu übernehmen“, berichtet Steve Swart, Production Manager bei Outreach Inc. „Sieben Jahre später glaube ich nicht, dass außer einem oder zwei Kollegen und mir selbst noch jemand weiß, wie manuelles Preflighting funktioniert. Automatisiertes Preflighting ist ein fester Bestandteil unserer täglichen Arbeit geworden und wir verlassen uns in vollem Umfang auf die Software. Außerdem hat uns dies im Hinblick auf die aktuelle Qualifikationskrise, die auch die Druckindustrie betrifft, wirklich gut aufgestellt. Immer weniger junge Menschen sind bereit, in technische Beruf einzusteigen.“
„Das größte Problem, das durch die Installation von pdfToolbox Server gelöst wurde, lag im Bereich Arbeitsersparnis. Wenn man nur diesen Aspekt betrachtet, hatten wir den ROI wahrscheinlich schon nach neun oder zehn Monaten erreicht. Wenn man die Aufträge berücksichtigt, die früher bei uns im Druck schiefgingen, ging das sogar noch schneller. Die Arbeitsersparnis war das, was wir unbedingt brauchten: all die anderen Dinge - wie der ordentliche Ablauf des Workflow, die Zuverlässigkeit der Software im täglichen Einsatz - waren alles zusätzliche Pluspunkte für uns.“
Darüber hinaus stellt auch der saisonale Ansatz für Outreach Inc. kein Problem mehr dar. „Wir hatten noch nie einen Zeitraum, in dem unser pdfToolbox Server von einem Arbeitsaufwand überfordert war. Dieses Jahr hatten wir vor Ostern wahrscheinlich drei oder vier Wochen, in denen wir von unserem Web-to-Print-System aus mindestens 1000 Preflights pro Woche abgewickelt haben, und dazu kamen noch etwa 400 interne Design-Preflights. Das ist weit mehr als das, was wir 2014 gemacht haben, und die Software hat damit nicht das geringste Problem“, kommentiert Steve Swart.
Nach sieben Jahren ist Outreach Inc. immer noch und zu 100 Prozent von pdfToolbox überzeugt und rundum zufrieden damit. Ohne dieses System würden sie einfach nicht mehr zurechtkommen.
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