Die Mercedes-Benz Schweiz AG ist eine Tochtergesellschaft der in Stuttgart ansässigen Daimler AG. Als Vertriebs- und Marketinggesellschaft mit rund 350 Mitarbeitenden engagiert sich das Unternehmen für die eingetragenen Daimler-Marken Mercedes-Benz und smart bei den Personenwagen sowie die Marken Mercedes-Benz und FUSO bei den Nutzfahrzeugen.
Mehr Transparenz, Einheitlichkeit, Sicherheit und Gesetzeskonformität wollte die Mercedes-Benz Schweiz AG in ihre Dokumentenablage bringen. Mit der Entscheidung für eine konsequent elektronische Langzeitarchivierung in PDF/A liegt sie dabei voll im Trend. Dafür suchte das Unternehmen nach einer flexiblen, leistungsstarken und stabilen Lösung. Heute übernimmt der pdfaPilot von callas software, Anbieter leistungsfähiger PDF-Technologien für das Publishing, die Druckproduktion und Dokumentenarchivierung, die vollautomatische Konvertierung der jährlich rund 30.000 anfallenden auftragsbezogenen Dokumente nach PDF/A. Die Mercedes-Benz Schweiz AG kann damit zukünftig auf ihr physisches Archiv verzichten und von den Vorteilen einer auf Langfristigkeit ausgelegten, einheitlichen digitalen Ablage profitieren.
Bei der Auftragsabwicklung für die Fahrzeug-Flottengeschäfte mit Lieferanten und Händlern entsteht ein hohes Dokumentaufkommen. Hierfür nutzte das Unternehmen ein Dokumenten- Management-System in Verbindung mit seinem System für die Auftragsabwicklung, doch stand dort keine Archivfunktion zur Verfügung, mit der die Dokumente auch gesetzeskonform elektronisch abgelegt werden konnten. Stattdessen wurden die gescannten Dokumente als Bildformat gespeichert und die Originaldokumente auf Papier aufbewahrt. Doppelte Datenhaltung und großer Platzbedarf für das physische Archiv waren die Folge.
Als bei der Mercedes-Benz Schweiz AG im Oktober 2011 die Ablösung der Auftragsbearbeitungssoftware beschlossen wurde, kam die Anforderung auf, die Dokumente nur noch elektronisch zu archivieren. Damit stand für das Unternehmen fest, zukünftig auf PDF/A als am besten geeignetes Format für die Langzeitarchivierung zu setzen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Die Suche nach einem geeigneten Produkt für die Realisierung der Umstellung begann. „Wir wollten eine möglichst flexible Lösung für die Benutzer anbieten. Die Konvertierung in PDF/A sollte also innerhalb der Applikation im Hintergrund ablaufen. Deshalb haben wir uns nach einer stabilen Lösung zur Umwandlung von Bildformaten und MS Office-Dokumenten in PDF/A umgesehen“, erklärt Fabrizio Tuena, IT - Business Consultancy & Service Management bei der Mercedes-Benz Schweiz AG.
Die entsprechende Marktsondierung mündete in ausführlichen Tests von drei Produkten, die in der engeren Auswahl standen – darunter der pdfaPilot von callas. „Für uns spielte besonders die zuverlässige, konforme Umstellung ins PDF/A-Format mit ansprechender Performanz ein Rolle“, erinnert sich Fabrizio Tuena. „Und von den getesteten drei Tools erwies sich der pdfaPilot als am zuverlässigsten.“ Das Unternehmen entschied sich für das Software Development Kit des pdfaPilot, der einfach und flexiblen integrierbaren Programmierbibliothek. Bei der anschließenden Implementierung wurden verschiedene Fragen im Zusammenhang mit der Installation in eine Multithreading-Umgebung rasch geklärt. Dazu Tuena: „Die Zusammenarbeit mit callas war von der Verkaufsberatung über die Einführungsphase bis zum Support des laufenden Projekts kompetent und sehr schnell.“
Dokumentintensive Prozesse sind bei der Mercedes-Benz Schweiz AG an der Tagesordnung: Das Unternehmen beauftragt seine Lieferanten damit, Fahrzeuge nach Kundenwünschen zu verändern – z.B. einen Innenausbau für gewerbliche Zwecke einzurichten oder entsprechend zu beschriften. Die Händler wiederum übernehmen abschließende Aufgaben, wie die Übergabe inklusive der Registrierung des Fahrzeugs bei den Behörden. Sämtliche auftragsbezogenen Dokumente wie der Vertrag, Bestellungen von Aufbauten, Ablieferungsdokumente etc. werden gescannt und in die neue Auftragsbearbeitungssoftware hochgeladen. Dort konvertiert der pdfaPilot wiederum alle Dokumente einheitlich in PDF/A und macht sie somit fit für die Langzeitarchivierung.
Danach erhalten die Dokumente noch eine digitale Signatur, um die gesetzlichen Anforderungen des Nachweises der Unveränderbarkeit zu erfüllen. Am Schluss werden die Dokumente in einem Dokumenten-Management-System von OpenText archiviert.
Das Projekt wurde Anfang Februar 2013 abgeschlossen, und man ist bei der Mercedes-Benz Schweiz AG sehr zufrieden mit den Ergebnissen. „Dadurch, dass die Konvertierung vollautomatisiert abläuft, sind keine manuellen Eingriffe nötig. Dazu kommt, dass der pdfaPilot eine flexible Lösung ist, die unterschiedlichste ScanFormate erlaubt“, stellt Fabrizio Tuena abschließend fest.
Für Unternehmen, Behörden, Archive und Bibliotheken, die Dokumente längerfristig speichern und vorhalten, ist callas pdfaPilot das professionelle Werkzeug, um PDF/A-Dateien zu validieren bzw. Zu erstellen. Es wandelt alle Arten von PDF-Dokumenten in ISO 19005-1-konforme PDF/A-Dokumente um:
Mit pdfaPilot Desktop von callas software überprüfen Sie im Handumdrehen, ob Ihre Dokumente dem PDF/A-Standard entsprechen. Falls nicht, löst callas pdfaPilot alle Probleme mit einer Fülle an Korrekturfunktionen. callas pdfaPilot ist die derzeit umfassendste und einfachste PDF/ALösung, entweder als Plugin für Adobe Acrobat oder als schnelles Standalone-Programm. callas pdfaPilot Desktop bearbeitet einzelne Dokumente oder – über die Batch-Funktionalität – ganze Ordner.
Um größere Datenmengen zu verarbeiten oder um Anwender durch vollständige Automation zu entlasten, ist callas pdfaPilot Server die richtige Lösung. Mit der Hotfolder-Schnittstelle lassen sich verschiedene Ordner einrichten und überwachen, deren Dateien automatisch verarbeitet werden. Die callas pdfaPilot-Engine ist Multi-CPU kompatibel und nutzt dadurch mehrere Prozessorkerne eines Servers optimal aus. Darüber hinaus bietet callas pdfaPilot auch die Möglichkeit zur Lastverteilung im Netzwerk und erlaubt somit die nahezu unbegrenzte Steigerung des Durchsatzes bei der Verarbeitung sehr vieler Dokumente, indem es mehrere Server gleichzeitig nutzt. Sowohl die Desktop als auch die Server Version laufen auf Windows und Macintosh. Ein Kommandozeilen-Interface und eine Programmier-Bibliothek (Software Development Kit) stehen ebenfalls zur Verfügung, falls weitere Integration und speziellere Kontrollmöglichkeiten gewünscht sind. Außer für Windows und Macintosh sind diese auch für Linux, Sun Solaris und IBM AIX verfügbar.
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