Printing Center USA

Printing Center USA

Printing Center USA wurde 1970 als kleine Druckerei gegründet und hat sich im Laufe der Jahre zu einem großen Anbieter im Akzidenzdruckmarkt entwickelt, der in den gesamten USA tätig ist.

Während dieses Prozesses hatte Printing Center USA mit Wachstumsschmerzen zu kämpfen," so Kevin Evans, Account Services Director des Unternehmens: „Je größer wir wurden, desto mehr Aufträge bekamen wir. Dadurch wurde die Auftragsfreigabe jedoch für die Mitarbeiter in der Druckvorstufe eine ziemliche Aufgabe. Wenn es einen Fehler in einer Datei gab, zum Beispiel eine fehlende Beschnittzugabe in einer PDF-Datei, musste der Kundenservice sich mit dem Kunden in Verbindung setzen, um das Dokument zu bearbeiten bzw. um Anpassungen genehmigen zu lassen. Da all dies von Hand erfolgte, wurde es bei mehr als 40 Aufträgen pro Tag für die Mitarbeiter sehr stressig. Ich wollte jedoch nicht, dass unser erfahrenes Personal sich mit solch repetitiven und ermüdenden manuellen Aufgaben aufhalten muss.“

Bei Printing Center USA kam man daher zu dem Schluss, dass das Preflighting stärker automatisiert werden musste, wenn man als Unternehmen weiter wachsen wollte. Nur so konnte man die Mitarbeiter von der repetitiven Handarbeit des Preflighting entlasten und ihre Erfahrung in anderen Bereichen einsetzen, wo sie dem Unternehmen stärker nutzen. Also wandte man sich an Apago Inc., den Softwarepartner des Unternehmens, der bereits bei der Integration von Enfocus Switch in den Workflow der Druckerei geholfen hatte.

„Dank der Automatisierung mit pdfToolbox Server können wir im Vergleich zu früher viel mehr Aufträge in deutlich kürzerer Zeit ausführen.“ - Kevin Evans, Account Services Director bei Printing Center USA

Druckautomatisierung mit Variablen in pdfToolbox CLI

Dwight Kelly, CEO von Apago Inc.: „Als Kevin von den Problemen berichtete und nach Lösungen fragte, wurde ziemlich schnell klar, dass Automatisierung nötig war. Man kann nicht so stark wachsen und gleichzeitig Preflighting sowie Auftragsfreigabe weiterhin von Hand durchführen. Deshalb haben wir zu pdfToolbox Server geraten, einer Lösung, die alle notwendigen Qualitätsprüfungen übernimmt und die meisten Probleme automatisch behebt. pdfToolbox Server CLI lässt sich ganz einfach integrieren, sowohl in Enfocus-Switch-Workflows, als auch in die eigene Web-to-Print-Storefront von Printing Center USA, die auf cloudbasierten Servern läuft.

Unsere Lösung umfasst ein browserbasiertes Upload-Widget, Webdienste für die Auftragswarteschlange und die Auftragsverarbeitung, Preflighting, Thumbnailerstellung und Seitenmontage. Sie ist vollständig skalierbar, um auch für saisonale Auftragsspitzen gerüstet zu sein.“ Die gesamte Entwicklung hat nicht einmal zwei Monate gedauert. Apago hat die Prozessplanungsfunktionen von pdfToolbox genutzt, um Qualitätskontrollen und Problembehebung über Jobticket-Variablen steuern zu können.

So konnte die Anzahl an Preflight-Profilen von potenziell mehreren Hundert auf nur ein einziges Masterprofil verringert werden. Mithilfe von Variablen können Prüfungen, zum Beispiel für Seitengröße und Farben, für jedes Produkt dynamisch angepasst werden. Die Quick-Check-Funktion von pdfToolbox verkürzt die für die Überprüfung von Kundendateien benötigte Zeit erheblich.

Schnellere Auftragsannahme und -bearbeitung mit höherer Kundenzufriedenheit

„Der gesamte Vorgang wurde für unsere Kunden extrem einfach gestaltet“, erläutert Evans. „Sie geben einfach ein, um was für ein Produkt es sich handelt, zum Beispiel eine 16-seitige Broschüre, und laden das Dokument oder die Grafiken hoch. Dann können sie, falls gewünscht, noch Grafiken oder Seiten entfernen oder weitere hinzufügen, bis das Produkt genau ihren Vorstellungen entspricht. Sobald der Auftrag erteilt ist, führt pdfToolbox eine Überprüfung durch. Wenn dabei Fehler festgestellt werden, erhält der Kunde die Möglichkeit, diese selbst zu beheben oder dies dem System zu überlassen, zum Beispiel eine Beschnittzugabe hinzuzufügen oder fehlende Seitenzahlen ergänzen. Nach der Genehmigung der automatischen Korrekturen durch den Kunden bzw. nach deren Beseitigung durch den Kunden selbst ist das Dokument bereit für den Druck. So wird die Annahme und Ausführung der Aufträge beschleunigt, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.“

Dwight Kelly: „Ich glaube, wir haben Printing Center USA bei der Lösung eines Problems geholfen, vor dem viele Druckereien stehen, wenn sie sich erstmals mit Web-to-Print beschäftigen. Ein Web-to-Print-Portal ist ein zusätzlicher Vertriebskanal, doch dessen Nutzung hat Folgen für den Rest des Druckprozesses, besonders dann, wenn dieser noch manuelles Preflighting und die Freigabe durch den Kunden vorsieht. Dann sind die erfahrenen Mitarbeiter plötzlich fast nur noch mit monotonen und ermüdenden Aufgaben konfrontiert. Mit dem neuen System wird das Web-to-Print-Portal zu einem integralen Bestandteil des gesamten automatischen Workflows, sodass die Mitarbeiter ihre Erfahrung wieder dort einbringen können, wo es darauf ankommt.“

Kevin Evans: „Dank der Automatisierung mit pdfToolbox Server können wir im Vergleich zu früher viel mehr Aufträge in deutlich kürzerer Zeit ausführen. Normalerweise müssen wir uns in unserer Hochsaison zwischen September und Dezember auf die Suche nach zwei oder drei zusätzlichen Arbeitskräften für das Preflighting machen. Ich glaube, das wird nun nicht mehr nötig sein. In der heutigen, durch die Covid-19-Pandemie geprägten Zeit ist die Möglichkeit, eine größere Zahl von Aufträgen ohne zusätzliches Personal annehmen zu können, ein Gewinn für das Unternehmen und die Beschäftigten gleichermaßen.“

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