Après sept ans d'expérience avec un flux de travail automatisé, Outreach Inc. ne serait plus en mesure de fonctionner sans le système pdfToolbox pour leur processus de contrôle en amont automatisés.
Fondée en 1996, Outreach Inc. est une entreprise basée à Colorado Springs, aux États-Unis. Au fil des ans, elle s’est considérablement développée et, en marge de l’impression et de l’édition, elle intègre désormais d’autres activités commerciales telles que les médias Web, la consultance, la génération de leads, etc. Outreach Inc. est active sur tout le territoire des États-Unis et du Canada.
La clientèle d’Outreach Inc. se compose principalement d’églises et d’organisations à but non lucratif associées à la communauté ecclésiastique. L’objectif de l’entreprise est de fournir à ces organisations des produits de la plus haute qualité aux prix les plus abordables.
Problème de contrôle manuel en amont
Étant donné qu’Outreach Inc. travaille principalement avec des églises, sa production est relativement saisonnière. Lors de périodes telles que Noël et Pâques, l’entreprise enregistre d’énormes pics de commandes. « Au cours de ces périodes de pointe, nous avons toujours été confrontés à deux problèmes, déclare Steve Swart, Production Manager chez Outreach Inc. Premièrement, nous sommes passés à côté de nombreuses erreurs de contrôle manuel en amont qui sont apparues inopinément pendant le processus d’impression. Deuxièmement, en raison de l'important volume de commandes, nous devions affecter une personne plus de 10 heures par jour exclusivement aux tâches de contrôle en amont. »
En 2014, la situation n’était plus tenable et Outreach Inc. a décidé qu’il était temps de modifier son processus de préproduction. « Mes expériences de travail précédentes m’avaient appris les avantages et la précision qu’une application de contrôle en amont automatisée pouvait procurer, relate Steve Swart. Avec un logiciel robuste, on ne dépend en effet pas d’erreurs humaines ou de la fatigue qui peuvent perturber le flux de travail. L’application fait toujours ce qu'on lui demande. J’ai donc réussi à convaincre notre COO que je devais rechercher une solution logicielle pour résoudre nos principaux problèmes. Nous sommes finalement entrés en contact avec Four Pees par l’intermédiaire d’un revendeur. »
pdfToolbox à la rescousse
Après avoir discuté des problèmes et des besoins d’Outreach Inc., David van Driessche, CTO de Four Pees, et le revendeur ont suggéré que pdfToolbox Server serait la solution optimale. « David a d’abord créé quelques profils pour nous, puis nous avons continué à l’élaborer. À l’heure actuelle, nous avons environ 140 projets en cours d’exécution chez Callas en raison des différentes variations de produits que nous proposons," déclare Steve Swart. "Ce nombre englobe les missions de notre département de conception interne, les tâches de notre web-to-print qui est alimenté via la version de commande en ligne de pdfToolbox et les travaux conçus en externe que les clients nous confient. Les produits de notre web-to-print et ceux de notre département de conception habituel présentent des exigences différentes, ce qui justifie partiellement cette multitude de configurations. »
« Un autre point qui mérite d’être mentionné est que tout le processus d’installation a été réalisé à distance, ajoute David van Driessche, CTO de Four Pees. Après un an de COVID-19, cela semble entièrement concevable, mais en 2014, c’était tout sauf évident. Néanmoins, tout s’est déroulé de manière fluide et sans aucun problème. Dans ce cas de figure, une bonne communication était essentielle. » Steve Swart commente : « Même si l’installation a eu lieu par téléphone et que David n’est jamais venu visiter l’entreprise, nous nous sommes pratiquement tout de suite sentis à l’aise. Nous avons immédiatement eu le sentiment que nous pouvions nous fier à l’expertise de David et que ça allait fonctionner. »
Depuis qu’elle a installé pdfToolbox Server, Outreach Inc. bénéficie de nombreux avantages. « Avant d’acquérir le logiciel, je confiais le contrôle en amont à des graphistes, après les avoir formés. L’intégration de pdfToolbox Server leur a permis de reprendre leurs responsabilités habituelles et d'abandonner les tâches répétitives et chronophages de contrôle en amont, déclare Steve Swart, Production Manager chez Outreach Inc. Sept ans plus tard, je ne pense pas que quiconque, à part 1 ou 2 collègues et moi-même, sait encore comment fonctionne le contrôle manuel en amont. Le contrôle en amont automatisé fait désormais partie de nos activités quotidiennes et nous nous reposons entièrement sur le logiciel. D’un autre côté, cela nous a vraiment bien préparés à la crise des compétences qui frappe actuellement le secteur de l’imprimerie, car de moins en moins de personnes sont enclines à se lancer dans des professions techniques. »
« L’installation de pdfToolbox Server a principalement résolu notre problème d’économie de main-d’œuvre. Si l’on ne considère que cet aspect, le retour sur investissement s’est probablement effectué en 9 ou 10 mois. Si l’on tient compte des travaux que nous gâchions sur la presse, il a même probablement été plus rapide. Nous avions uniquement besoin de faire des économies de main-d’œuvre. Tous les autres aspects, comme la propreté du flux de travail ou la fiabilité du logiciel jour après jour, n’ont été pour nous qu’un bonus. »
Aujourd’hui, l’approche saisonnière ne pose plus aucun problème à Outreach Inc. « À aucun moment notre pdfToolbox Server n’a buté sur la moindre tâche. Pendant 3 ou 4 semaines à Pâques, nous avons réalisé au moins 1000 contrôles en amont par semaine pour notre web-to-print, et probablement 400 de plus pour notre département de conception interne. C’est bien plus que ce que nous faisions en 2014, et cela ne pose aucun problème au logiciel », commente Steve Swart.
Au bout de sept ans, Outreach Inc. est toujours très satisfaite de pdfToolbox et convaincue de son utilité. Elle ne pourrait plus s’en passer.
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