Depuis quinze ans, Intervlag has specialized in producing flags. The company focuses entirely on resellers and deliberately operates in the background. From online printers to shop fitters, anyone selling flags can rely on Intervlag for custom production.
What sets Intervlag apart is its constant drive for process optimization. Co-owner Ron Beute explains: “Since day one, we’ve been looking for ways to make processes more efficient and effective - for ourselves and for our customers.”
The challenge: an outdated File Submission process
Jusqu'à récemment, soumettre des fichiers était fastidieux. Les clients envoyaient leurs fichiers par e-mail, après quoi un opérateur PAO devait les vérifier et préparer une épreuve. Cela entraînait des retards inutiles. « Le système que nous avions était tout simplement trop lent », dit Beute. « Souvent, il s'écoulait des minutes, voire des heures, entre l'envoi d'un fichier et la réception d'une épreuve. Et il y avait trop d'étapes manuelles. Nous voulions les supprimer. »
This wasn’t just frustrating for Intervlag; it was especially frustrating for customers. “Our customers are in a hurry. Sometimes they’re literally standing on a scaffold installing a project. They want immediate certainty: Is my file correct or not? If they can see that right away, they can finish and move on. That makes a world of difference for them.”
The solution: an Upload Portal with built-in Preflight & Proofing
En collaboration avec Four Pees, un portail entièrement nouveau a été développé. Ce portail d'upload est intégré au site web d'Intervlag et combine :
- Preflight automatique avec callas pdfToolbox
- Page d'épreuve incluant la finition du produit (comme les œillets, cordes ou mâts)
- Génération automatique du fichier de production sans intervention manuelle
Beute summarizes the key benefit: “What’s really important for us is that customers upload a file and see the result within seconds. That’s the biggest gain we’ve made.”
Ce qui compte vraiment pour nous, c'est que les clients téléversent un fichier et voient le résultat en quelques secondes. C'est le plus grand gain que nous ayons réalisé.
Des avantages directs pour les clients d'Intervlag
Michael van den Bos, responsable des relations clients et du CRM chez Intervlag, a constaté l'impact commercial : « Avant, tout passait par e-mail et nous devions vérifier les fichiers manuellement. Maintenant, les clients peuvent téléverser, vérifier et approuver leurs fichiers eux-mêmes. En 20 secondes, ils ont une épreuve. Cela fait non seulement gagner énormément de temps, mais les libère aussi de nos heures de travail. »
Les clients apprécient à la fois la rapidité et la flexibilité. Ils peuvent téléverser des fichiers à tout moment, même le soir, et approuver leur épreuve instantanément. Cela fait gagner du temps dans leurs propres processus et crée une expérience de commande plus professionnelle.
Van den Bos ajoute : « Nous voyons même des clients qui veulent mettre en place cet outil sur leur propre site web, parce qu'il offre une vraie valeur ajoutée pour leurs clients finaux. »
L'efficacité au sein de l'équipe
The new workflow also brought major internal improvements. Fewer manual checks mean fewer DTP operators are needed for order processing.
Le nouveau flux de travail a aussi apporté d'importantes améliorations internes. Moins de contrôles manuels signifie que moins d'opérateurs PAO sont nécessaires pour le traitement des commandes.
Van den Bos explique : « Là où auparavant toute une équipe traitait les commandes, nous le faisons désormais avec une poignée de personnes. Le temps libéré, nous l'utilisons pour la gestion de la relation client et l'acquisition de nouveaux clients. L'efficacité a vraiment été le maître mot pour nous. »
Le département production ressent aussi l'impact. Tim Bouwman, coordinateur d'impression chez Intervlag, dit : « Auparavant, même un simple drapeau devait être assemblé manuellement. Avec Four Pees, nous avons tout simplifié jusqu'à des structures et des routes de base. Résultat : l'ensemble du processus est bien plus rationalisé et automatisé. Pour moi, cela signifie plus de visibilité, moins de chaos et une meilleure planification. »
Where previously a whole team handled order processing, we now do it with just a handful of people. We use the freed-up time for customer relationship management and attracting new clients
Plus de temps pour ce qui compte vraiment : le client
L'un des avantages les plus frappants de ce projet est le temps supplémentaire désormais disponible pour le contact client.
Beute souligne : « En éliminant les clics inutiles, nous avons plus de temps pour ce qui compte vraiment : nos clients. Construire et entretenir des relations a toujours été notre priorité. Grâce à ce flux de travail, nous avons désormais plus de place pour cela. »
Résultats
- Temps de traitement réduit de plusieurs heures à quelques secondes
- Retours très positifs des clients, qui apprécient la rapidité et l'autonomie
- Gains d'efficacité internes majeurs : moins de contrôles manuels, plus de concentration sur la croissance et les relations clients
Beute conclut : « Chez Intervlag, nous avons toujours eu une forte orientation client. Grâce à ce projet avec Four Pees, nous avons posé les bases d'une croissance accrue, d'une plus grande efficacité et surtout : d'une meilleure expérience client. »
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