Al vijftien jaar is Intervlag has specialized in producing flags. The company focuses entirely on resellers and deliberately operates in the background. From online printers to shop fitters, anyone selling flags can rely on Intervlag for custom production.
What sets Intervlag apart is its constant drive for process optimization. Co-owner Ron Beute explains: “Since day one, we’ve been looking for ways to make processes more efficient and effective - for ourselves and for our customers.”
The challenge: an outdated File Submission process
Tot voor kort was bestanden aanleveren omslachtig. Klanten mailden hun bestanden, waarna een DTP-operator ze moest controleren en een proef moest voorbereiden. Dat zorgde voor onnodige vertraging. “Het systeem dat we hadden, was gewoon te traag,” zegt Beute. “Vaak zaten er minuten of zelfs uren tussen het uploaden van een bestand en het ontvangen van een proef. En er waren te veel manuele stappen. Die wilden we wegwerken.”
This wasn’t just frustrating for Intervlag; it was especially frustrating for customers. “Our customers are in a hurry. Sometimes they’re literally standing on a scaffold installing a project. They want immediate certainty: Is my file correct or not? If they can see that right away, they can finish and move on. That makes a world of difference for them.”
The solution: an Upload Portal with built-in Preflight & Proofing
Samen met Four Pees werd een volledig nieuw portaal ontwikkeld. Dit uploadportaal is geïntegreerd in de website van Intervlag en combineert:
- Automatische preflight met callas pdfToolbox
- Proefpagina inclusief productafwerking (zoals lussen, koorden of vlaggenmasten)
- Automatische generatie van productiebestanden zonder manuele tussenkomst
Beute summarizes the key benefit: “What’s really important for us is that customers upload a file and see the result within seconds. That’s the biggest gain we’ve made.”
Wat voor ons echt belangrijk is, is dat klanten een bestand uploaden en binnen enkele seconden het resultaat zien. Dat is de grootste winst die we hebben geboekt.
Directe voordelen voor de klanten van Intervlag
Michael van den Bos, verantwoordelijk voor klantrelaties en CRM bij Intervlag, merkte de commerciële impact: “Vroeger ging alles via e-mail en moesten we bestanden manueel controleren. Nu kunnen klanten hun bestanden zelf uploaden, controleren en goedkeuren. Binnen 20 seconden hebben ze een proef. Dat bespaart niet alleen enorm veel tijd, het maakt hen ook onafhankelijk van onze werkuren.”
Klanten waarderen zowel de snelheid als de flexibiliteit. Ze kunnen bestanden op elk moment uploaden, ook 's avonds, en hun proef meteen goedkeuren. Dat bespaart tijd in hun eigen processen en zorgt voor een professionelere bestelervaring.
Van den Bos voegt toe: “We zien zelfs klanten die deze tool op hun eigen website willen implementeren, omdat het echte meerwaarde biedt voor hun eindklanten.”
Efficiëntie binnen het team
The new workflow also brought major internal improvements. Fewer manual checks mean fewer DTP operators are needed for order processing.
De nieuwe workflow bracht ook grote interne verbeteringen. Minder manuele controles betekenen dat er minder DTP-operators nodig zijn voor de orderverwerking.
Van den Bos legt uit: “Waar vroeger een heel team de orderverwerking deed, doen we het nu met een handvol mensen. De vrijgekomen tijd gebruiken we voor klantrelatiebeheer en het aantrekken van nieuwe klanten. Efficiëntie is voor ons echt het sleutelwoord geweest.”
Ook de productieafdeling voelt de impact. Tim Bouwman, printcoördinator bij Intervlag, zegt: “Vroeger moest zelfs een eenvoudige vlag manueel worden samengesteld. Samen met Four Pees hebben we alles herleid tot basisstructuren en routes. Daardoor verloopt het hele proces veel gestroomlijnder en geautomatiseerder. Voor mij betekent dat meer overzicht, minder chaos en een betere planning.”
Where previously a whole team handled order processing, we now do it with just a handful of people. We use the freed-up time for customer relationship management and attracting new clients
Meer tijd voor wat echt telt: de klant
Een van de opvallendste voordelen van dit project is de extra tijd die nu vrijkomt voor klantcontact.
Beute benadrukt: “Door onnodige klikken weg te nemen, hebben we meer tijd voor wat echt telt: onze klanten. Relaties opbouwen en onderhouden is altijd onze prioriteit geweest. Dankzij deze workflow hebben we daar nu meer ruimte voor.”
Resultaten
- Verwerkingstijd teruggebracht van uren naar seconden
- Zeer positieve feedback van klanten, die de snelheid en zelfstandigheid waarderen
- Grote interne efficiëntiewinst: minder manuele controles, meer focus op groei en klantrelaties
Beute besluit: “Bij Intervlag hebben we altijd een sterke klantfocus gehad. Met dit project met Four Pees hebben we de basis gelegd voor verdere groei, meer efficiëntie en vooral: een betere klantervaring.”
Want to know how to make your own workflow more efficient?
Contact Four Pees to discover how we can make your process smarter, faster, and more customer-focused.